Microsoft Office 2010


Produk ini layaknya seorang rekan kerja yang setia, ia seperti kenalan lama yang baik, mendampingi kita selama bertahun-tahun membantu pekerjaan kantor, terkadang membuat kita kesal, padahal ia selalu kembali melayani dengan baik. Satu yang pasti, hampir semua PC tersedia paket Microsoft Office.

Salah satu produk terlaris Microsoft ini kini hadir dengan tampilan dan tambahan fungsi baru. Setelah renovasi selama 4 tahun. Office 2010 membawa begitu banyak inovasi. Fungsi apa saja yang berubah pada word, excel, powerpoint dan outlook?

Instalasi: Menyingkirkan masalah kecil dengan mudah

Hal kecil yang seringkali terjadi pada saat instalasi adalah penyesuaian dengan office versi lama yang sudah ter-install di PC. Setiap start, seluruh aplikasi paket office harus melakukan konfigurasi ulang. Hal ini terjadi karena terdapat komponen file versi office lama yang tidak terhapus dengan baik saat proses uninstall.

Solusi untuk masalah ini tersedia dalam Microsoft Support (http://support.microsoft.com/kb/928091). Pada hasil pencarian pertama, misalnya di artikel “Multiple versions of Word”, anda dapat menemukan sebuah panduan untuk menyingkirkan aplikasi Microsoft Word versi lama.

Microsoft Office 2010 tersedia untuk versi 32 bit dan 64 bit. Versi 64 bit memungkinkan pengolahan sheet Excel dengan ukuran yang jauh lebih besar. Namun, tidak disarankan versi ini, terutama apabila anda mengintegrasikan add-on, Visual Basic (VBA), atau aplikasi produsen lain yang tidak mendukung 64 bit.

Komponen: Tampilan rapi dan Web Apps yang bekerja dalam jaringan

Anda yang sebelumnya menggunakan Office 2007 pasti akan cepat beradaptasi dengan Office 2010. Lain halnya bagi pengguna versi 2003. Dari segi tampilan dan fungsi saja, versi 2003 sangat berbeda dengan versi 2010.

Perubahan tampilan terbesar dari versi 2003 adalah menu Ribbon yang telah digunakan pada Office 2007. Ribbon menyesuaikan warna dengan aplikasi. Excel tampil dalam warna hijau, Word biru dan Powerpoint coklat. Secara umum, menu tampak lebih tertata rapi.

Bagi anda yang tidak menginginkan tampilan baru, tersedia add-on bernama UbitMenu (http://pendek.in/024w7). Add-on ini mensimulasikan menu Office 2007 dan 2010 menjadi kembali ke menu klasik dan tersedia gratis bagi pengguna pribadi. Selain itu, lihatlah panduan interaktif dari Microsoft yang tersedia di http://pendek.in/023hw. anda dapat membaca menu Office 2010 yang sering digunakan dan beragam perintah icon bar.

Menu “File” (kini disebut sebagai “Backstage”) tersaji dengan wajah baru, berisi fungsi, dan informasi seluruh halaman. Anda dapat melihat statistik mengenai dokumen, seperti ukuran file, jumlah halaman, kata, dan durasi pembuatan. Semua tersaji lengkap dan rapi.

Pada Office terbaru ini, terdapat fungsi menari bernama Web Apps, versi online gratis dari Office. Tools ini memungkinkan kolaborasi, artinya beberapa pengguna dapat mengerjakan dokumen yang sama secara kolektif melalui Internet.

Anda juga dapat mengerjakan dimana saja, termasuk di perjalanan. Cukup dengan browser dan akses Internet maka file-file pekerjaan akan tersimpan secara sentral di SkyDrive, sebuah layanan webspace gratis dari Microsoft. Untuk layanan ini dibutuhkan sebuah ID Windows Live yang dapat anda dapatkan setelah mendaftar di www.live.com

Word: Pengolahan dokumen lebih mudah dan tertata rapi

Untuk menangani dokumen besar, pengolah teks Word versi sebelumnya memiliki kelemahan. Pengguna seringkali kebingungan terutama pada dokumen yang terdiri dari ratusan halaman.

Namun, kini Microsoft telah melakukan perbaikkan pada fungsi navigasi dan pencarian. Fungsi baru ini sangat menghemat waktu, karena saat suatu kata di masukkan, kata yang dicari tersebut langsung ditampilkan. Selain itu, Word menampilkan ringkasan semua halaman yang berisi bagian-bagian teks.

Pencarian standar yang seperti biasa dibuka dengan shortcut [CTRL]+ [F] pun kini lebih lengkap daripada versi sebelumnya. Fungsi ini tidak hanya menemukan kata-kata, tetapi juga grafik, tabel, rumus dan catatan kaki.

Seperti pada dokumen PDF, pada sidebar kini tersedia sebuah struktur dokumen dengan preview setiap halaman dokumen. Apabila menggunakan template format pada judul, secara otomatis anda akan mendapatkan ringkasan yang cepat. Jadi, anda tidak akan kehilangan arah walaupun dalam ratusan halaman sekalipun.

Kelebihan lainnya, semua elemen teks dapat diatur ulang, ditambahkan, atau di hapus melalui ringkasan sidebar. Cukup memindahkan judul dalam sidebar, maka Word akan mengatur ulang dokumen; membawa serta semua elemen, seperti teks, foto atau grafik; dan menempatkannya di posisi baru.

Word 2010 juga menawarkan pernak-pernik menarik, antara lain efek foto. Anda bisa memberikan efek 3D, efek cermin, melengkapinya dengan bingkai, atau melembutkan kontur. Tersedia banyak kemungkinkan untuk menonjolkan teks. Bahkan, apabila perlu, anda dapat memisahkan bagian teks dari dokumen dengan memberi warna atau kontur.

Pada versi-versi terdahulu, Office menyediakan fungsi Auto Recovery. Kini fungsi tersebut sudah diperbarui. Apabila aplikasi mengalami crash, fungsi Recovery siap menyajikan dokumen kembali wakaupun sebelumnya belum di save. File Manager akan membuka dokumen yang tidak disimpan dan dapat di rekonstruksi dengan aman dan cepat.

Excel: Tabel dinamis memungkinkan analisis cepat

Aplikasi Excel kini menampilkan fungsi baru yang menunjukkan tren statistik dalam satu cell saja. Microsoft menyebut feature ini dengan nama “Sparkline”. Feature ini sangat membantu pekerjaan anda. Misalnya menyajikan kenaikkan omset suatu produk dalam sebuah kurva atau grafik, sekaligus menampilkan perbandingan laba/rugi. Sparkline dapat di-copy seperti tabel dan disimpan sebagai grafik dalam dokumen Word atau PowerPoint.

Anda yang setiap hari menangani data besar akan mengapresiasi berbagai fungsi baru yang terdapat di menu “Data|Data Tools”. Fungsi ini menjamin anda untuk tidak kehilangan arah.

Melalui Data Tools, anda tidak hanya dapat memilih filter, tetapi juga men-scan tabel Pivot berdasarkan beberapa dimensi, sehingga anda dapat mengetahui omset suatu produk yang dicapai dalam kuartal atau tahun tertentu. Pada Office versi-versi terdahulu, analisis semacam ini membutuhkan waktu yang lama.

Outlook: Pengelolaan cepat dengan Actions

Dalam menjalani rutinitas dan kesibukan kantor, karyawan seringkali kehilangan waktu untuk membaca, membalas e-mail dan mengelola tenggat kerja. Namun kini semua lebih cepat dengan Outlook 2010.

e-mail dengan subject yang sama dapat dikemas dan ditampilkan menjadi satu topik. Fungsi ini memudahkan anda untuk memilah setiap e-mail dari begitu banyaknya e-mail yang masuk.

Untuk mengelola e-amil dengan cepat, Microsoft menyediakan fungsi baru bernama “QuickSteps”. Fungsi ini merupakan kumpulan Actions yang dapat didefinisikan oleh anda sehingga siap menjalankan beberapa langkah berurutan secara otomatis. Cukup dengan satu klik, anda dapat memindahkan ratusan e-mail ke folder atau kategori tertentu.

Pengelolaan agenda juga mengalami perbaikkan. Apabila anda menerima sebuah permintaan tenggat kerja atau tidak terdapat waktu di dalamnya, Outlook akan menampilkan kalender dan sebuah tabel dengan pilihan waktu pengganti.

PowerPoint: Elemen multimedia mempercantik presentasi

PowerPoint kini dapat menangani konten multimedia yang jauh lebih baik. Papda video yang disisipkan pada slide presentasi, fungsi control bar akan segera menarik perhatian karena anda dapat men-start-stop video dan mengatur volume-nya.

Tersedia juga fungsi editing video sederhana yang memungkinkan pemotongan video. Namun, menyingkirkan bagian tengah dari video tidak dapat dilakukan. Solusinya adalah fungsi “Trim Video”. Caranya, klik kanan pada window video, pilih menu “Trim Video”. Geser tab berwarna hijau dari awal video dan tab mereah untuk akhir video. Untuk lebih detail, tersedia indikator waktu untuk awal dan akhir video. Klik tombol Play untuk preview. Setelah selesai, klik tombol “OK”.

Untuk mengintegrasikan suatu video ke dalam slide PowerPoint, tersedia fungsi editing untuk mencerahkan, mewarnai, menambah bayanangan dan merotasi menjadi objek 3D. Animasi sebuah objek dapat di-transfer ke objek lain.

PowerPoint 2010 memiliki perubahan besar bagi pengguna Office 2003. Template desain dalam format POT kini diganti dengan format THMX, dengan warna akses, font dan efek yang lebih variatif. Pada praktiknya, file POT lama masih bisa terus digunakan. Namun, untuk desain rumit, versi lama membutuhkan perbaikkan karena pada saat proses impor bisa terjadi kesalahan.